MATKUSTAJAREKISTERI

Marita ja Hannu Kuusiniemi Oy
Boutique hotelli- ja ravintola Chalet Ruka Peak

EU yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Marita ja Hannu Kuusiniemi Oy matkustajarekisterissä tapahtuvasta matkustajatietojen käsittelystä.

1. Matkustajarekisterinpitäjä

Marita ja Hannu Kuusiniemi Oy
Y-tunnus: 2363348-4
Juhannuskalliontie 27 A
93830 Rukatunturi
Puhelin: 08 8684100
info@rukapeak.fi

2. Yhteyshenkilö matkustajatietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa

Sanna Kuusiniemi
Hotel manager
040 7750027
sanna@rukapeak.fi

3. Rekisterin nimi

Matkustajarekisteri

4. Matkustajatietojen käsittelyn oikeusperuste

Matkustajatietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1 c-kohta). Matkustajatietojen käsittelystä säädetään majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetussa laissa (2006/308).

Matkustajatietojen käsittely ja matkustajarekisterin pitäminen perustuu majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettuun lakiin.

5. Matkustajatietojen käsittelyn tarkoitukset

Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettuun lakiin perustuen majoitustoiminnan harjoittaja voi pitää automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai manuaalisesti jäljempänä kohdassa 6 yksilöidyistä matkustajatiedoista rekisteriä (matkustajarekisteri).

Matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä käytetään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi sekä rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseen.

Majoitustoiminnan harjoittaja voi käyttää matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä myös asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin. Asiakkaalla on henkilötietolain 29 § nojalla oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin tai asiakaspalveluun.

6. Käsiteltävät matkustajatiedot

Matkustajarekisterissä käsitellään laissa mainittuja matkustajatietoja:

• Matkustajan nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus.
• Mukana olevan puolison* sekä alaikäisten lasten nimet ja henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat.
• Matkustajan osoite.
• Majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä (mikäli tiedossa).
• Maa, josta Suomeen saavutaan (jos matkustajan asuinpaikka ei ole Suomi).
• Matkustusasiakirjan numero (ei tarvita Pohjoismaan kansalaiselta eikä Suomessa asuvalta).
• Vapaaehtoinen tieto: tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.

Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus.

Puolisolla tarkoitetaan aviopuolisoa tai henkilöä, joka elää matkustajan kanssa avioliitonomaisissa olosuhteissa tai rekisteröidyssä parisuhteessa.

7. Mistä matkustajatiedot saadaan

Matkustajatiedot saadaan matkustajailmoituksesta, jonka matkustaja tai ryhmämatkan kohdalla ryhmämatkanjohtaja täyttää ja vahvistaa allekirjoituksellaan.

8. Matkustajatietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Matkustajatietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Viranomaisille matkustajatietoja voidaan luovuttaa lakiin perustuen.

Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan majoitustoiminnan harjoittajan on salassapitosäännösten estämättä toimitettava ulkomaalaista koskevat matkustajatiedot viivytyksettä sen kihlakunnan poliisilaitokselle, jonka toimialueella toiminnanharjoittajan majoitusliike sijaitsee.

Poliisilla on oikeus saada muidenkin kuin ulkomaalaisten matkustajien matkustajatietoja, jos ne ovat poliisin virkatehtävien hoitamiseksi tarpeen.

Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain nojalla seuraaville viranomaisille on näiden pyynnöstä annettava matkustajatietoja, kun viranomainen tarvitsee niitä laissa tarkemmin määriteltyjen virkatehtävien hoitamiseen:

• Rajavartiolaitos
• Tullilaitos
• Pelastusviranomainen
• Terveydensuojeluviranomainen
• Puolustusvoimat

9. Matkustajatietojen siirto EU ulkopuolelle

Matkustajatietoja ei siirretä EU ulkopuolelle.

10. Matkustajatietojen säilytysaika

Matkustajarekisterissä olevat matkustajatiedot säilytetään yhden vuoden ajan niiden merkitsemisestä, minkä jälkeen ne hävitetään.

Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin käytettävien tietojen poistamiseen rekisteristä sovelletaan, mitä henkilötietolain 29 §ä säädetään.

Jos matkustaja ei ole kieltänyt matkustajatietojensa käyttöä näihin tarkoituksiin, majoitusliikkeellä on oikeus siirtää ja käsitellä matkustajatietoja vuoden jälkeen myös asiakasrekisterissään tai mahdollisessa suoramarkkinointirekisterissään.

11. Rekisteröidyn oikeuksista henkilötietojen käsittelyyn liittyen

Matkustajatietojen käsittely ja matkustajarekisterin pitäminen perustuu lakiin. Majoitustoiminnan harjoittaja voi käyttää matkustajatietoja myös asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin, jollei matkustaja ole käyttänyt henkilötietolain 30 §ä tarkoitettua kielto-oikeuttaan.

Matkustajalla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

• Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
• Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista.

Matkustajatietojen käsittely perustuu lakiin ja siinä määritetään matkustajatietojen käyttötarkoitukset ja mille viranomaisille tietoja luovutetaan.

Rekisteröidyn oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista ei voi näin ollen johtaa tilanteeseen, jossa laissa olevia säännöksiä matkustajatietojen käsittelystä ei noudatettaisi.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Matkustajatietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että matkustajatietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna.

Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.